Администрация города Ставрополя внедряет систему электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

Администрации города Ставрополя приступила к созданию и внедрению первой очереди системы электронного документооборота на базе СЭД "ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы".

Деятельность государственных структур непосредственно связана с производством документов. Процессы информатизации сегодня активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

В ноябре 2008 года Администрация города Ставрополя провела конкурс на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота Администрации. Победителем конкурса стала группа компаний "Бизнес ИТ" – партнер компании "Электронные Офисные Системы" в Ставрополе.

Таким образом, руководство Администрации приняло решение о внедрении СЭД "ДЕЛО", разработки компании ЭОС. Системы "ДЕЛО" – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Сегодня система фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Система "ДЕЛО" обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

Следует отметить, что в Ставропольском крае ряд государственных структур уже являются пользователями СЭД "ДЕЛО". В их числе:

• Министерство труда и социальной защиты населения СК;

• Прокуратура СК;

• Управление Федеральной службы РФ по наркоконтролю по СК;

• Избирательная комиссия СК;

• 16-ый Арбитражный Аппеляционный суд г. Ессентуки;

• Арбитражный суд СК и другие.

В настоящее время в структурах Администрации города Ставрополя осуществляются работы по внедрению системы "ДЕЛО" (85 рабочих мест), системы автоматизации архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО" (9 рабочих мест) и опции "ЭЦП и шифрование" (20 рабочих мест).

До конца 2008 года все работы по внедрению и тестированию систем, а также обучению пользователей работе с программными продуктами, будут завершены.

С начала 2009 года руководство Администрации планирует отказаться от работы в ранее использовавшейся системе документооборота и окончательно перейти к работе в системе "ДЕЛО". Первый документ, поступивший в Администрацию города Ставрополя в 2009 году, будет зарегистрирован уже в новой системе.

Главной целью проекта в Администрации г. Ставрополя является создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы местного самоуправления города (в т. ч. территориально обособленные) и организация взаимодействия между ними при помощи современных информационных и коммуникационных технологий.

Руководство Администрации г. Ставрополя уверено, что построение системы документооборота на базе СЭД "ДЕЛО" позволит повысить эффективность муниципального управления за счет:

• Создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;

• Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами;

• Обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов;

• Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме;

• Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения;

• Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

• Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов;

• Обеспечения автоматизированного контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

• Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников к соответствующим документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении, а также сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации;

• Оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.

Все работы по внедрению и вводу в эксплуатацию автоматизированных систем "ДЕЛО", "АРХИВНОЕ ДЕЛО" и опции "ЭЦП и шифрование" осуществляют специалисты группы компаний "Бизнес ИТ" – дистрибьютора компании "Электронные Офисные Системы" в Ставропольском крае.